Elektronische Rechnung

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E-Rechnung – was Betriebe wissen müssen

Das im März 2024 beschlossene „Wachstumschancen-Gesetz“ enthält unter anderem einen Fahrplan zur Einführung der elektronischen Rechnung. Demnach soll die Pflicht zur E-Rechnung in zwei Schritten umgesetzt werden.

BMF regelt Praxisfragen

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2024 eine finale Verwaltungsanweisung veröffentlicht, die wichtige Fragen zur praktischen Umsetzung in Betrieb und Verwaltung beantwortet.

Gegenüber der im Frühjahr vorgelegten Version wurden Vorschläge der Spitzenverbände der gewerblichen Wirtschaft berücksichtigt und damit Nachbesserungen erzielt. Zugleich wurde das BMF-Schreiben um zahlreiche Klarstellungen erweitert, die auch für Handwerksbetriebe relevant sind.

 Handwerkskammer Reutlingen: Zusammenfassung BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024

 BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025

Empfangspflicht ab 1. Januar 2025

Betroffen sind Unternehmen jeder Größe, und zwar im B2B-Verkehr („Business-to-Business“). Sie werden dazu verpflichtet, E-Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Bereits zum 1. Januar 2025 tritt die Empfangspflicht in Kraft. Zwei Jahre später folgt die Sendepflicht. Dann dürfen Rechnungen nur noch elektronisch gestellt und versendet werden.

Die Bundesregierung folgt damit dem Beispiel anderer europäischer Länder, die diese Vorgaben schon seit mehreren Jahren gesetzlich verankert haben. Auf europäischer Ebene ist die Vereinheitlichung der Umsatzsteuermeldesysteme innerhalb der nächsten Jahre geplant.

Versand von Rechnungen - diese Übergangsfristen gelten

Für den Versand von Rechnungen im Geschäftsverkehr gilt eine Übergangsfristen. Bis einschließlich 2026 dürfen sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) gesendet werden. Allerdings ist dafür die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Welche Übergangsfristen gelten, zeigt die folgende Tabelle.

Keine Pflicht zur E-Rechnung besteht weiterhin für

  • Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro,
  • Fahrausweise und
  • Rechnungen über steuerfreie Leistungen gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.

Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen

2025202620272028
Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG etc.
(diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers)		JaJaNeinNein
Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG etc.
(diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro		JaJaJaNein
Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des EmpfängersJaJaJaNein
E-Rechnung (konform zu EN 16931)JaJaJaJa

Vorgaben und Standards

Diese neuen Vorgaben bedeuten, dass Betriebe im B2B-Verkehr sich von Papierrechnungen und nicht strukturierten PDFs verabschieden müssen. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Format, das aus zwei Komponenten besteht: neben einem PDF („Sichtbarkeitskomponente“) wird immer auch einen maschinell verarbeitbarer Datensatz im XML-Format versandt.

Das Format muss den europäischen Behördenrechnungsstandards (EN 16931) und den Buchführungsvorschriften nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen.

In den vergangenen Jahren wurden mehrere Konzepte, wie beispielsweise „XRechnung“ und „ZUGFeRD“, entwickelt. Der technische Standard, der die elektronische Verarbeitung der Daten ermöglicht, ist das XML-Format.

Anbieter gängiger Branchenlösungen werden diese Konzepte in ihre Produkte integrieren. Wer eine solche Branchensoftware nutzt, sollte frühzeitig Rücksprache mit dem Anbieter halten, um mögliche Schnittstellenprobleme zu vermeiden.

Verfahrensdokumentation ist Pflicht

Die GoBD-Vorschrift regelt, dass Betriebe den Umgang mit E-Rechnungen in einer Verfahrensdokumentation erfassen müssen. Die Dokumentation umfasst das Führen der Bücher, von Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff, also den Nachweis, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) hat eine Musterdokumentation erarbeitet.

 AWV-Musterdokumenation

Beachten Sie bitte, dass eine Softwarelösung für das Lesen und Erstellen von E-Rechnungen auch die Archivierung und Dokumentation beinhalten muss.

Prozesse optimieren

Die praktische Umsetzung stellt Betriebe vor mehrere Herausforderungen. Sie müssen ihre Rechnungs-/Buchhaltungssoftware auf den neuesten Stand bringen. Allerdings dürfte dies bei gängigen Standardprodukten kein Problem darstellen.

Die eigentliche Baustelle sind daher die internen Abläufe im Rechnungswesen. Insofern stellt die Pflicht zur E-Rechnung eine Chance dar, die betriebliche Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten.