Allgemeine Regeln der Kassenführung

Egal ob manuelle oder elektronische Kassenführung, beanstandungssicher ist sie nur, wenn die Kassenführung ordnungsgemäß ist. Im Einzelnen sind demnach folgende Verpflichtungen zu nennen:

Einzelaufzeichnungspflicht

Es besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht. Das bedeutet, jeder einzelne Geschäftsvorfall ist unmittelbar nach seinem Abschluss einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen.

Die Einzelaufzeichnungspflicht verlangt dabei regelmäßig, neben der in Geld bestehenden Gegenleistung, auch die Angabe des Inhalts des Geschäfts und den Namen des Vertragspartners. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ist die Nennung des Empfängers laut §14 (6) UStG i.V. mit §33 UStDV entbehrlich.

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind mindestens täglich festzuhalten. Bei Einsatz einer elektronischen Kasse sind die Kasseneinnahmen laufend, das heißt sofort, und einzeln zu erfassen. Eine tägliche Aufzeichnung reicht in diesen Fällen nicht.

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Außerdem gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht auch für die Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Ermittlung berechnen.

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht, wenn eine offene Ladenkasse geführt wird. Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht immer.

Aufbewahrungspflicht

Für elektronische Kassen und Kassensysteme bedeutet das: Alle mit dem System erzeugten, digitalen Daten sind unveränderbar und in einem maschinell auswertbaren Datenformat für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar aufzubewahren. Im Einzelnen sind neben den erfassten, unverdichteten Einzeldaten auch die Programmierdaten, Stammdaten mit sämtlichen Änderungen, Strukturinformation etc. vorzuhalten. Aufbewahrungspflichtig sind außerdem:

• Organisationsunterlagen (beispielsweise Bedienungsanleitungen)
• Handbücher
• Einrichtungsprotokolle
• Arbeitsanweisungen zur Verarbeitung und Archivierung der Geschäftsvorfälle (Verfahrensdokumentation) etc.

Verfahrensdokumentation

Um die Nachprüfbarkeit der Bücher und Aufzeichnungen durch die Finanzbehörde sicherzustellen, ist es, insbesondere bei der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme, notwendig, eine vollständige Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Dort sind die Grundlagen der Kassenführung, sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte, zu dokumentieren.

Auch die Verfahrensdokumentation muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) vorgehalten werden. Eine gesetzliche Bestimmung, was in der Verfahrensdokumentation zwingend enthalten sein muss, gibt es nicht.

Die Verfahrensdokumentation selbst muss ständig angepasst und auf dem Laufenden gehalten werden. Änderungen ergeben sich beispielsweise durch Software-Updates, Personalwechsel, Artikel- und Preisänderungen.

Einen Leitfaden zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mit Hinweisen und einer Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung hat der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) auf seiner Internetseite www.dfka.net veröffentlicht.

Diese Muster-Verfahrensdokumentation können Betriebe als Orientierungshilfe nutzen. Je nach Lage des Einzelfalls, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben, ist es dennoch sinnvoll, sich vom Steuerberater unterstützen zu lassen.

Der Unternehmer hat außerdem dafür Sorge zu tragen, dass die Verfahrensdokumentation im Betrieb umgesetzt wird. Erforderlich ist damit, die Mitarbeiter entsprechend zu informieren und anzuweisen und danach die Umsetzung zumindest stichprobenhaft zu kontrollieren.

Nachlässigkeiten können teuer werden

Grundsätzlich ist jedem Unternehmer zu empfehlen, das Thema Kassenführung nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Nachlässigkeit kann hier schnell teuer werden. Fehlerhafte Kassenführung kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 EUR sanktioniert werden, ganz abgesehen von den gravierenden Steuernachzahlungen, die die Umsatzsteuer-Nachschau oder eine Betriebsprüfung nach sich ziehen können.

Durch die seit 2018 neu eingeführte Kassen-Nachschau müssen bargeldintensive Betriebe mit unangemeldeten Kontrollbesuchen der Finanzbehörde rechnen. Hinzu kommt, dass eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung zum Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung führen kann. Dem Prüfer sind damit Tür und Tor für mögliche Schätzungen geöffnet.