Arbeitsvertrag: Das Nachweisgesetz


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Pflichtangaben in Arbeitsverträgen

Laut dem Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber bestimmte Arbeitsbedingungen – in der Regel in einem Arbeitsvertrag – grundsätzlich schriftlich fixieren, unterschreiben und ihren Arbeitnehmern aushändigen. Aufgrund der EU- Richtlinie 2019/1152, die eine transparente und vorhersehbare Beschäftigung, also bessere Arbeitsbedingungen, garantieren soll, ist am 1. August 2022 eine Neufassung in Kraft getreten. Die Pflichtangaben wurden darin erweitert bzw. müssen konkreter dargestellt werden.

Im Zuge der mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 in Kraft getretenen Neuregelungen des Nachweisgesetzes kann der Nachweis unter bestimmten Voraussetzungen nun auch in Textform erstellt und elektronisch übermittelt werden.

Was muss im Arbeitsvertrag stehen?

Die folgenden Angaben (fett gesetzt sind die neuen Pflichtangaben) müssen festgehalten werden

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns der Beschäftigung
  • bei einem befristeten Vertrag: das Enddatum oder die geplante Dauer der Beschäftigung
  • Dauer der Probezeit (falls vereinbart)
  • den Arbeitsort, bei wechselnden Orten einen Hinweis dazu; die Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen können (falls vereinbart).
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts: dazu gehören die Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie andere Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind sowie deren Fälligkeit und Art der Auszahlung.
  • Fälligkeit des Arbeitsentgelts und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird.
  • vereinbarte Arbeitszeit
  • Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (falls vereinbart)
  • vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen
  • Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf (falls vereinbart): die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat; die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden; der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist; die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat.
  • vereinbarter Anspruch auf eine Fortbildung
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen und das bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Mitarbeiter einzuhaltende Verfahren
  • Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird.
  • Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Welche Formvorschriften sind zu beachten?

Das Nachweisgesetz legt darüber hinaus fest, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer formgerecht über die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses zu informieren hat. Grundsätzlich geht das Gesetz von der Schriftform aus. Arbeitgeber haben also die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses – je nach Bedeutung - am ersten Tag der Arbeitsleistung, am 7. Kalendertag oder spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten zugunsten des Arbeitgebers Formerleichterungen bei der Nachweiserbringung. So kann der Nachweis unter bestimmten Bedingungen auch in Textform – also papierlos – abgefasst und elektronisch übermittelt werden, etwa durch E-Mail, SMS oder sonstige Textnachrichten ("Digitaler Arbeitsvertrag").

Erforderlich ist dabei, dass

  • das Dokument dem Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und
  • der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung des Nachweises

auffordert, ihm einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Zu Beweiszwecken sollte sich der Arbeitgeber den Empfangsnachweis durch den Arbeitnehmer archivieren.

Ausnahmen: Für wen es bei der Schriftform bleibt

Diese Nachweiserleichterungen gelten nicht für Betriebe, die unter § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) fallen. In folgenden Handwerksbranchen bleibt es bei der Schriftform:

  • Bau,
  • Fleischwirtschaft,
  • Gebäudereinigung und
  • Messebau.

Was tun bei bestehenden Verträgen?

Bestehende schriftliche Arbeitsverträge müssen nicht geändert werden. Nur auf Verlangen von Beschäftigten müssen auch Arbeitsverträge angepasst werden, die schon vor dem 1. August 2022 geschlossen worden sind.

Wenn ein Arbeitnehmer eine Neufassung seines Vertrags einfordert, muss der Arbeitgeber ihm innerhalb von sieben Tagen für die besonders wichtigen Angaben nach wie vor eine schriftliche Niederschrift vorlegen. Innerhalb eines Monats muss der gesamte Arbeitsvertrag überarbeitet sein.

Verstöße werden geahndet

Wenn der Arbeitgeber die Regelungen nicht einhält, begeht er eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro belegt werden kann.

Musterverträge der Handwerkskammern

Die Arbeitsvertragsmuster der baden-württembergischen Handwerkskammern sind an die neuen Vorschriften angepasst.

 BWHT-Arbeitsvertragmuster

Ansprechpartner

Laib, Diana

07121 2412-269

 

Petrovic, Marko

07121 2412-231

 

Schweizer, Richard

07121 2412-232