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Ablage: Was kann raus, was nicht?

Sie wollen zum Jahresanfang Ordnung in Ihren Unterlagen schaffen? Der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg hat die gesetzlichen Fristen zusammengestellt, die beim Entsorgen von Rechnungen, Abschlüssen und Geschäftsbriefen beachtet werden müssen.

Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist gilt auch für elektronisch archivierte Daten. Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufgehoben werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. 2018 können somit folgende Unterlagen entsorgt werden:

• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2007, Inventare, die bis 31. Dezember 2007 oder früher aufgestellt worden sind,
• Jahresabschlüsse, die bis zum 31. Dezember 2007 oder früher aufgestellt worden sind, Buchungsbelege aus dem Jahr 2007 und älter,
• empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2011 oder früher eingegangen sind,
• Kopien abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31. Dezember 2011 oder früher abgesandt wurden.

Privatpersonen müssen diese Fristen in der Regel nicht beachten. Ist der Steuerbescheid korrekt, können die Unterlagen und Nachweise entsorgt werden. Wer seine Erklärung elektronisch einreicht (ElsterOnline), muss damit warten, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Andere Regeln gelten für Steuerzahler, deren Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung und Kapitaleinkünften mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen. Sie müssen die Unterlagen sechs Jahre aufbewahren.

Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer, auch wenn er eine Privatperson ist, aufbewahrt werden. Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte nachweisen.

Einen kostenlosen Ratgeber können Sie beim Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg unter der gebührenfreien Telefonnummer 0800 0 76 77 78 anfordern.