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Aufbewahrungsfristen: Diese Unterlagen können 2025 weg

Sechs, zehn und neuerdings auch acht Jahre – wie lange welche geschäftlichen Unterlagen im Unternehmen aufbewahrt werden müssen und was in diesem Jahr entsorgt werden kann, erfahren Sie hier.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang lesbar aufbewahren, und zwar unabhängig, ob die Unterlagen in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Für die Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahre.

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber im vergangenen Jahr die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere Buchungsbelege auf acht Jahre verkürzt.

Diese Fristen gelten

10-Jahres-Frist
Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, wie zum Beispiel die Verfahrensdokumentation für elektronische Kassensysteme

8-Jahres-Frist
Rechnungen und andere Buchungsbelege wie Quittungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege

6-Jahres-Frist
Alle anderen Unterlagen, zum Beispiel empfangene und versandte Handels- oder Geschäftsbriefe (außer: Rechnungen)

Wann beginnen die Fristen?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.

Beispiel

Wurden beispielsweise im Jahr 2014 die letzten Buchungen für das Jahr 2013 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2014 und dauert zehn Jahre. Die Unterlagen können ab 2025 entsorgt werden.

Aber: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Das ist der Fall, wenn nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt des Steuerbescheids Einspruch eingelegt wurde, der Steuerbescheid nicht vorläufig ist und er nicht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht.

Fristen für elektronisch gespeicherte Steuerunterlagen

Grundsätzlich gilt: Elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen müssen zwingend elektronisch archiviert und zehn Jahre lang unveränderbar und jederzeit lesbar revisionssicher archiviert werden. Das Speichermedium darf eine Änderung nicht mehr zulassen.

Für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 beginnt, gilt: bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung in ein anderes Land ist es ausreichend, wenn die bisherigen Systeme über einen Zeitraum von nunmehr fünf Jahren vorgehalten werden.

Arbeitszeiterfassung

Auch das Mindestlohngesetz enthält Aufbewahrungspflichten für Unternehmer: Arbeitgeber müssen in der Regel die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzzeitig Beschäftigten sowie in bestimmten Branchen wie dem Bau- und Gaststättengewerbe aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Dies gilt auch für alle anderen Arbeitnehmer bei denen das Arbeitszeitgesetz angewendet wird.

Was nun entsorgt werden kann

Alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2014 erstellt werden, können 2025 vernichtet werden. Ebenso können alle Unterlagen entsorgt werden, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2018 erstellt wurden:

• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2014,
• Inventare, die bis 31. Dezember 2014 oder früher aufgestellt worden sind,
• Jahresabschlüsse, die bis zum 31. Dezember 2014 oder früher aufgestellt worden sind,
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2016,
• empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2018 oder früher eingegangen sind,
• Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31. Dezember 2018 oder früher abgesandt wurden.

Tipp

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie Unterlagen und Belege tatsächlich entsorgen können, etwa weil das Finanzamt eine Außenprüfung angekündigt hat oder Sie sonst im Zweifel sind, sollten Sie Ihren Steuerberater kontaktieren und die Vorgehensweise mit ihm besprechen.