Foto: allexxandarx/Adobe Stock

Aufbewahrungsfristen: Diese Unterlagen können weg

In vielen Unternehmen startet das neue Jahr mit einer Aufräumaktion. Welche Unterlagen – auf Papier oder in digitaler Form - jetzt entsorgt werden können und welche besser nicht, erfahren Sie hier.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang lesbar aufbewahren, und zwar unabhängig, ob die Unterlagen in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Auch digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang gespeichert werden.

Für die Korrespondenz gilt eine kürzere Frist. Für empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe beträgt sie sechs Jahre.

Wann beginnt die Frist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss aufgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.

Wurden beispielsweise im Jahr 2013 die letzten Buchungen für das Jahr 2012 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2013 und dauert zehn Jahre. Mit Ablauf des Kalenderjahres 2023 endet die Aufbewahrungsfrist – die Unterlagen können dann ab 2024 entsorgt werden.

Aber: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Das ist der Fall, wenn nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt des Steuerbescheids Einspruch eingelegt wurde, der Steuerbescheid nicht vorläufig ist und er nicht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht.

Fristen für elektronisch gespeicherte Steuerunterlagen

Grundsätzlich gilt: Elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen müssen zwingend elektronisch archiviert und zehn Jahre lang unveränderbar und jederzeit lesbar revisionssicher archiviert werden. Das Speichermedium darf eine Änderung nicht mehr zulassen. Für elektronisch gespeicherte Steuerunterlagen galt bislang eine längere Aufbewahrungsfrist, und zwar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder bei einer Datenauslagerung.

Künftig reicht es aus, wenn ein Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen noch fünf Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung vorgehalten wird. Diese Neuregelung gilt für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 beginnt.

Aufbewahrungsfristen bei der Arbeitszeiterfassung

Auch das Mindestlohngesetz enthält Aufbewahrungspflichten für Unternehmer: Arbeitgeber müssen in der Regel die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzzeitig Beschäftigten sowie in bestimmten Branchen wie dem Bau- und Gaststättengewerbe aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Dies gilt auch für alle anderen Arbeitnehmer bei denen das Arbeitszeitgesetz angewendet wird.

Was nun entsorgt werden kann

Alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2022 erstellt werden, können 2024 vernichtet werden. Ebenso können alle Unterlagen entsorgt werden, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2017 erstellt wurden:

• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2013,
• Inventare, die bis 31. Dezember 2013 oder früher aufgestellt worden sind,
• Jahresabschlüsse, die bis zum 31. Dezember 2013 oder früher aufgestellt worden sind,
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2013,
• empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2017 oder früher eingegangen sind,
• Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31. Dezember 2017 oder früher abgesandt wurden

Tipp

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie Unterlagen und Belege tatsächlich entsorgen können, etwa weil das Finanzamt eine Außenprüfung angekündigt hat oder Sie sonst im Zweifel sind, sollten Sie Ihren Steuerberater kontaktieren und die Vernichtung der Steuerbelege mit ihm besprechen.