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Aufbewahrungsfristen: Was 2022 weg kann

Der Jahreswechsel bietet sich an, Platz in Ordnern und Regalen zu schaffen. Doch längst können nicht alle älteren Unterlagen entsorgt werden. Welche Aufbewahrungsfristen gelten, lesen Sie hier.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang gespeichert werden. Für die Korrespondenz gilt eine kürzere Frist. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufgehoben werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. Im Jahr 2022 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2011,
• Inventare, die bis 31. Dezember 2011 oder früher aufgestellt worden sind,
• Jahresabschlüsse, die bis zum 31. Dezember 2011 oder früher aufgestellt worden sind,
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2011 und älter, empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2015 oder früher eingegangen sind,
• Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31. Dezember 2015 oder früher abgesandt wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden. Lediglich für Spendenbescheinigungen gibt es eine kurze Aufbewahrungspflicht. Sie müssen bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe des Einkommensteuerbescheids aufbewahrt werden.

Fertigt der Steuerzahler seine Steuererklärung mit ElsterOnline an, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren, erklärt der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg. Bestandskräftig wird der Steuerbescheid mit Ablauf der Einspruchsfrist. Steuerzahler, deren Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitaleinkünften und sonstigen Einkünften) in der Summe mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen, müssen steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.

Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer, auch wenn er eine Privatperson ist, aufbewahrt werden.

Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.

Der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg bietet einen kostenlosen Kurzratgeber an, der unter der gebührenfreien Telefonnummer 08000 76 77 78 angefordert werden kann.