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Aus der Ablage in den Reißwolf
Der Jahreswechsel bietet sich an, Platz in Ordnern und Regalen zu schaffen. Doch längst nicht alle älteren Belege und Rechnungen können entsorgt werden. Manches muss für das Finanzamt aufbewahrt werden. Der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg hat die wichtigsten Fristen zusammengestellt.
Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Diese Frist gilt auch für elektronisch archivierte Daten. Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufgehoben werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. 2015 können somit folgende Unterlagen entsorgt werden:
- Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2004,
- Inventare, die bis 31. Dezember 2004 oder früher aufgestellt worden sind,
- Jahresabschlüsse, die bis zum 31. Dezember 2004 oder früher aufgestellt worden sind,
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2004 und älter,
- empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31. Dezember 2008 oder früher eingegangen sind,
- Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31. Dezember 2008 oder früher abgesandt wurden.
Privatpersonen müssen diese Fristen in der Regel nicht beachten. Ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Unterlagen und Nachweise entsorgt werden. Wer seine Erklärung elektronisch einreicht (ElsterOnline), muss damit warten, bis der der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Andere Regeln gelten für Steuerzahler, deren Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung und Kapitaleinkünften mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen. Sie müssen die Unterlagen sechs Jahre aufbewahren.
Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer, auch wenn er eine Privatperson ist, aufbewahrt werden.
Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte nachweisen.
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