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Elektronische Belege – was ist zu beachten?
Kein Verkauf ohne Beleg. Die Ausgabe muss nicht in gedruckter Form geschehen, sondern kann, wenn der Kunde zuvor zugestimmt hat, auch elektronisch erfolgen. Ein Erlass des Bundesfinanzministeriums beseitigt bislang bestehende Rechtsunsicherheiten.
Der Grundsatz bleibt bestehen: auch künftig bedarf die elektronische Bereitstellung eines Beleges der Zustimmung des Kunden. Allerdings stellt die Finanzverwaltung fest, dass die Zustimmung nicht an eine besondere Form gekoppelt ist. Somit gilt ein elektronischer Beleg als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit zur Entgegennahme gegeben wird.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hält deshalb einen Hinweis auf die elektronische Ausgabe für ausreichend, um von einer Zustimmung des Kunden ausgehen zu können, wenn dieser einer solchen Ausgabeform nicht ausdrücklich widerspricht. In diesem Fall muss der Beleg in Papierform ausgegeben werden.
Elektronische Belege dürfen Kunden keinen zusätzlichen technischen Aufwand bereiten. Der Empfang und die Darstellung des Belegs auf dem Smartphone oder Tablet müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein.
Technische Vorgaben zur Übermittlung gibt es nicht. Der Beleg kann per QR-Code oder kontaktlos übermittelt werden. Ebenso möglich ist der Versand eines Download-Links oder einer Datei (Formate: JPG, PNG, PDF) per E-Mail bzw. direkt in ein Kundenkonto. Eine Variante ist allerdings ausgeschlossen: Die bloße Anzeige auf einem Bildschirm (Terminal, Kassendisplay) reicht nicht aus. Der Beleg muss tatsächlich elektronisch entgegengenommen werden können.