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Hinweise zur elektronischen Rechnungsstellung

E-Rechnungen sparen Zeit und Kosten, werfen aber auch rechtliche Fragen auf. Das Bundesfinanzministerium hat sich mit den umsatzsteuerlichen Aspekten befasst.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hatte im Januar 2012 auf entsprechende Erläuterungen gedrängt. Das Bundesfinanzministerium greift in seinem Schreiben „Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011“ vom 2. Juli 2012 die gemeinsame Stellungnahme der Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft in wesentlichen Punkten auf.

Die wichtigsten Erläuterungen im Überblick:

• Im Rahmen einer „Umsatzsteuer-Nachschau“ (Sonderprüfung) reicht es nicht aus, wenn der Unternehmer nur Papierausdrucke der elektronischen Rechnungen zur Verfügung stellt. Dem Prüfer ist auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren.
• Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, gelten immer dann als Papierrechnung, wenn es sich bei dem Empfänger-Faxgerät um ein Standard-Telefax handelt. Dies gilt selbst dann, wenn die Rechnung von einem Computer abgesendet wurde.
• Eine Rechnung gilt als lesbar im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist.
• Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Hierbei kann der Unternehmer auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme (EDV-unterstützt oder manuell) zurückgreifen.
• Wird durch den Leistungsempfänger eine Gutschrift ausgestellt, ist der leistende Unternehmer als Empfänger der Gutschrift zur Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens verpflichtet.
• Wird dieselbe Rechnung mehrfach übermittelt, muss die Umsatzsteuersteuer trotzdem nur einmal abgeführt werden.

Durch das BMF-Schreiben wird der Umsatzsteuer-Anwendungserlass entsprechend geändert. Die Änderungen sind rückwirkend ab dem 1. Juli 2011 anzuwenden und gelten für alle Rechnungen, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt worden sind.