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Kundenkontakte dokumentieren – worauf Betriebe achten müssen

Um Infektionswege besser nachverfolgen zu können, müssen Betriebe die Daten ihrer Kunden erfassen. Welche Regeln dafür gelten, erläutert ein Merkblatt.

Die Corona-Verordnung des Landes verpflichtet Unternehmen (Veranstalter, Betreiber u.a.), Daten von Kunden (Besuchern, Teilnehmern u.a.) zu erheben. Alleiniger Zweck ist die Auskunftserteilung gegenüber den Gesundheitsämtern oder den Ortspolizeibehörden. Daten, die erhoben und gespeichert werden dürfen, sind:

• Vor- und Nachname,
• Anschrift,
• Datum und Zeitraum der Anwesenheit und - soweit vorhanden -
• eine Telefonnummer.

Auf die Datenerhebung kann verzichtet werden, wenn die Daten bereits vorliegen. Grundsätzlich gilt: Die Einwilligung der Kunden ist nicht erforderlich. Personen, die die Erhebung ihrer Kontaktdaten ganz oder teilweise verweigern, sind von dem Besuch oder der Nutzung der Einrichtung oder der Teilnahme an der Veranstaltung auszuschließen.

Datenschutz

Unternehmen müssen sicherstellen, dass unbefugte Dritte keine Kenntnis von den Daten erlangen. Die Daten sind auf Verlangen der zuständigen Behörde zu übermitteln, sofern dies zur Nachverfolgung von möglichen Infektionswegen erforderlich ist. Eine anderweitige Verwendung der Daten ist unzulässig.

Die Daten sollten mindestens zwei Wochen aufbewahrt und müssen spätestens nach vier Wochen gelöscht werden.

Per Hand oder digital

Zur Erhebung genügt ein einfaches Formular, das per Hand ausgefüllt wird. Alternativ ist die digitale Erfassung und Speicherung, etwa durch eine App, möglich. Die Datenverarbeitung muss dann in verschlüsselter Form erfolgen. Zugleich muss sichergestellt sein, dass das Gesundheitsamt die Daten in einer lesbaren Form erhält.

Merkblätter und Muster

 ZDH – Praxis Datenschutz: Erhebung von Kundendaten in Friseursalons (Juni 2020)

 Muster: Dokumentation von Kundenbesuchen

 ZDH – Praxis Datenschutz: Datenschutz bei „Click and Meet“

 Muster zur Erhebung von Kundendaten bei Click and Meet (Stand: März 2021)

Ansprechpartnerin ist Diana Laib, Rechtsabteilung, Telefon 07121 2412-269, diana.laib[at]hwk-reutlingen.de.