Foto: Susanne Gnamm
Lohnnachweis wird digital
Ab dem 1. Januar 2017 müssen Unternehmen die Meldungen an die Unfallversicherung auf elektronischem Weg übermitteln. Die Zugangsdaten zum Verfahren werden in diesen Tagen zugestellt.
Das elektronische Verfahren bietet gegenüber der Meldung per Papierformular einige Vorteile: der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mit seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und der Berufsgenossenschaft übermitteln. Dies bedeutet einen geringeren Aufwand für Betriebe und hilft außerdem, Fehler bei der Datenübertragung zu vermeiden.
Betriebe, die kein Lohnbuchhaltungsprogramm nutzen, können ihre Meldung stattdessen mit einer systemgeprüften Ausfüllhilfe auf den Weg bringen.
Bevor auf das neue Verfahren umgestellt werden kann, ist zunächst ein Abgleich der Daten von Unternehmen und Versicherer erforderlich. Damit wird sichergestellt, dass die Stammdaten, wie beispielsweise die Mitgliedsnummer und die Gefahrentarifstellen, korrekt erfasst sind. Arbeitgeber erhalten die Zugangsdaten zum Verfahren auf dem Postweg.
In der Übergangsfrist sind zwei Meldungen erforderlich
Um eine korrekte Beitragsabrechnung zu gewährleisten, ist ein Übergangszeitraum von zwei Jahren vorgesehen. Für die Beitragsjahre 2016 und 2017 muss der Lohnnachweis sowohl auf elektronischem Weg als auch in Papierform übermittelt werden. Ab dem 1. Januar 2019 und dem Beitragsjahr 2018 erfolgt die Meldung ausschließlich in digitaler Form.
Die Unfallkassen und Berufsgenossenschaften haben eine Informationsbroschüre zum digitalen Lohnnachweis herausgegeben, in der alle Schritte des neuen Meldeverfahrens ausführlich erklärt werden.