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Aufbewahrungsfristen: Welche Belege müssen ins Archiv?

Häufig wird der Jahreswechsel genutzt, um Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen. Dabei gilt es, sorgsam zu prüfen, welche Belege, Quittungen und Rechnungen tatsächlich entsorgt werden dürfen. Denn manches muss für das Finanzamt aufbewahrt werden. Der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg hat die wichtigsten Fristen zusammengestellt.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher 10 Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen 10 Jahre lang gespeichert werden. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich 6 Jahre lang aufgehoben werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. Zu Beginn des Jahres 2011 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2000;
• Inventare, die bis  31.12.2000 oder früher aufgestellt worden sind;
• Jahresabschlüsse, die bis zum  31.12.2000 oder früher aufgestellt worden sind;
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2000 und älter;
• empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2004 oder früher eingegangen sind;
• Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31.12.2004 oder früher abgesandt wurden.

Anders die Regeln für Privatpersonen. Sobald der Steuerbescheid bestandskräftig ist, müssen die Belege und Rechnung nicht mehr aufbewahrt werden. Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer, auch wenn er eine Privatperson ist, aufbewahrt werden.

Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.

Einen kostenlosen Kurzratgeber mit den Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente können Sie unter der gebührenfreien Telefonnummer 08000 76 77 78 anfordern.

Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg