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Elektronische AU-Bescheinigung – was Betriebe wissen müssen

Weniger Zettelwirtschaft im Lohnbüro: ab dem 1. Januar 2023 liegen ärztliche Atteste nur noch in elektronischer Form vor. Arbeitgeber müssen die Daten dann digital direkt bei den Krankenkassen abrufen.

Die Umstellung in den Arztpraxen läuft bereits seit einiger Zeit. Mit dem Jahreswechsel werden nun auch die Arbeitgeber in das digitale Verfahren eingebunden. Über die technischen Fragen hinaus ist die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) mit einer weiteren Neuerung verbunden: Arbeitnehmer müssen den gelben Zettel nicht mehr vorlegen. Stattdessen müssen Arbeitgeber selbst aktiv werden. Aus der Bringschuld wird eine Holschuld.

Technische Voraussetzungen

Der Abruf der eAU bei der Krankenkasse darf nur auf einem gesicherten und verschlüsselten Weg erfolgen. Arbeitgeber oder Steuerberater können dazu verschiedene Wege nutzen, beispielsweise eine Entgeltabrechnungssoftware, eine elektronische Ausfüllhilfe oder ein Zeiterfassungssystem, sofern eine Voraussetzung erfüllt ist: die Werkzeuge müssen systemgeprüft sein. Anwender sollten die eingesetzten Programme daraufhin prüfen.

Wie läuft das eAU-Verfahren ab?

Grundsätzlich bleibt es dabei: Beschäftigte sind verpflichtet, sich im Krankheitsfall schnellstmöglich telefonisch oder per E-Mail beim Arbeitgeber krank zu melden. Bei einer Krankschreibung übermittelt die Arztpraxis die Daten direkt an die jeweilige Krankenkasse. Der Abruf durch den Arbeitgeber erfolgt immer personenbezogen für den jeweiligen Beschäftigten. Eine automatisierte Abfrage (für Gruppen, für einen bestimmten Zeitraum) ist nicht vorgesehen.

Die Datenübertragung zwischen Arztpraxen und Krankenkassen erfolgt täglich. Je nachdem, ob Karenztage gewährt werden, ist der Abruf am folgenden Tag oder am vierten Kalendertag nach der Krankmeldung sinnvoll.

Welche Daten werden übermittelt?

Der Abruf umfasst folgende Daten:

• Namen des Beschäftigten
• Beginn und Ende der ärztlich festgestellten Arbeitsunfähigkeit
• Datum des Attestes
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung
• Vermerk, ob Anhaltspunkte für einen Arbeitsunfall, sonstigen Unfall oder die Folgen daraus vorliegen

Abruf bei Privatversicherten nicht möglich

Das Abrufverfahren ist beschränkt auf die gesetzlichen Krankenkassen. Privat versicherte Arbeitnehmer müssen also weiterhin einen „gelben Zettel“ bei ihrem Arbeitgeber vorlegen. Insofern läuft die Zettelwirtschaft im Lohnbüro unter Umständen noch eine Weile weiter, weil zwei unterschiedliche Verfahren angewendet werden müssen.

Weitere Informationen

 IKK classic: FAQ zu Krankmeldung und eAU

 Sozialversicherung im Internet: Elektronische Ausfüllhilfe für Arbeitgeber