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Videokonferenzen und der Datenschutz: Tipps für Betriebe

Online-Meetings gehören längst zum beruflichen Alltag. So nützlich und unkompliziert Zoom und Microsoft Teams auch sind, es fallen eine Menge Daten an. Der ZDH informiert über die rechtlichen Standards und hat Muster für Betriebe erarbeitet.

Bei einer Videokonferenz werden Bilder, Töne und Wortbeiträge im Chat produziert und den Teilnehmern über das Internet zur Verfügung gestellt. Hinzu kommen weitere personenbezogene Daten, die mit der Nutzung solcher Anwendungen verbunden sind, und die – viele Softwareanbieter sitzen in den USA – häufig außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden.

Anwender müssen auf folgende datenschutzrechtlichen Aspekte achten:

• Für die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten ist die ausdrückliche Einwilligung der Teilnehmer erforderlich. Die Zustimmung muss spätestens mit dem Beginn der Sitzung erfolgen.
• Der Organisator muss darüber informieren, zu welchem Zweck die Daten genutzt werden (beispielsweise eine Aufzeichnung).
• Teilnehmer sollten auf die verschiedenen technischen Möglichkeiten hingewiesen werden, die Datenerhebung individuell anzupassen.
• Die Anbieter der Software verarbeiten die Daten im Auftrag des Organisators eines Online-Meetings. Die entsprechende Zusatzvereinbarung ist im Regelfall Teil der Nutzungsbedingungen.
• Die meisten Anbieter akzeptieren die aktuellen datenschutzrechtlichen Vorgaben der Europäischen Kommission.

 ZDH: Praxis Datenschutz – Datenschutz bei Videokonferenzen

  Musterformulierungen für Betriebe (Präsenz-, Hybrid-, Online-Veranstaltungen)